Guide
Structurer le dossier d'une affaire de bureau d'études
Une arborescence de dossier d'affaire, des noms de fichiers et des règles de clôture qui permettent à l'équipe, et à un assistant, de retrouver chaque pièce.
Mis à jour le
Un dossier d'affaire bien structuré se reconnaît à un test simple : quelqu'un qui n'a pas travaillé sur le projet retrouve en deux minutes la dernière version de la note de calcul, le CCTP en vigueur et la dernière décision du maître d'ouvrage. Dans la plupart des bureaux, le dossier existe déjà ; ce qui manque, c'est une règle commune pour le remplir. Cette page propose une structure, des noms de fichiers et une règle de clôture, puis explique ce qu'un assistant d'équipe peut en tirer.
Pourquoi le dossier doit rester lisible longtemps
Les garanties de la construction partent de la réception des travaux. D'après la fiche de justice.fr mise à jour le 20/03/2024, la garantie de parfait achèvement dure un an, la garantie de bon fonctionnement deux ans, et la garantie décennale dix ans. La fiche de Service Public sur la garantie décennale (vérifiée le 10/04/2026) précise que le délai de dix ans court à partir du lendemain de la signature du procès-verbal de réception.
Un bureau d'études n'est pas toujours directement visé par ces garanties, mais il peut être appelé à reconstituer ce qui a été étudié, sur quelles hypothèses et avec quelles décisions du maître d'ouvrage. Retrouver une pièce dix ans plus tard suppose qu'elle ait été rangée de façon régulière dès le premier jour. Aucune durée d'archivage légale n'est avancée ici : à chaque bureau de la fixer avec son assureur et son conseil.
Une arborescence de base
Adaptez les intitulés à votre métier, mais gardez le principe : les mêmes dossiers, dans le même ordre, pour toutes les affaires.
| Dossier | Ce qu'il contient |
|---|---|
| 00 Administratif | Contrat ou marché, avenants, ordres de service, attestation d'assurance, fiche d'affaire |
| 01 Entrées | Programme, plans reçus, relevés, rapports de sol ou de diagnostic, avec leur date de réception |
| 02 Hypothèses et textes | Note d'hypothèses, fiche des textes applicables |
| 03 Études | Notes de calcul, modèles, plans, avec la version en cours séparée des anciennes |
| 04 Pièces écrites | CCTP, DPGF ou bordereaux, notices |
| 05 Échanges | Comptes rendus, visas, relevés de décisions, courriers importants |
| 06 Chantier | Observations, réserves, procès-verbaux, dossier des ouvrages exécutés |
| 99 Clôture | Fiche de clôture, retour d'expérience, index des pièces |
Des noms de fichiers qui se lisent seuls
Un nom de fichier doit se comprendre sans l'ouvrir. Une convention possible :
numéro d'affaire – type de pièce – objet – indice – date
Par exemple : 2026-014 – NDC – poutre de rive – ind B – 15-11-2026. Les abréviations (NDC pour note de calcul, CR pour compte rendu) sont listées dans une page d'une ligne par abréviation. Deux règles évitent la plupart des erreurs : l'indice change à chaque diffusion externe, et on ne met jamais « final » ni « dernière version » dans un nom.
Séparer le vivant de l'archivé
Chaque affaire a deux états. Pendant l'étude, les dossiers 03 à 05 bougent tous les jours. À la clôture, quelqu'un fige le dossier : il écrit l'index des pièces, supprime les doublons évidents (mais pas les versions diffusées), et note qui a clôturé et à quelle date, en JJ/MM/AAAA. Cette étape est aussi celle où l'on rédige le retour d'expérience du chantier et où l'on déplace les notes de calcul vers l'archive, comme expliqué dans archiver ses notes de calcul.
Ce que l'assistant peut faire d'un dossier propre
Un assistant d'équipe répond à partir des documents qu'on lui donne. ALMA, la plateforme éditée par IArche, accepte l'import de fichiers (PDF, DOCX, TXT, CSV d'après sa page des fonctionnalités) et affiche des citations automatiques : la réponse renvoie à la pièce d'où elle vient. Avec un dossier régulier, on peut lui demander :
- « Quel indice de la note de calcul de la poutre de rive a été diffusé en dernier ? »
- « Quelles réserves étaient ouvertes à la réception de l'affaire 2026-014 ? »
- « Où est le relevé de décisions sur le changement de matériau ? »
Il ne décide rien, et il peut se tromper de pièce si deux fichiers se ressemblent : c'est pourquoi la règle d'indice et de date compte autant. Les tarifs sont sur la page des forfaits d'ALMA.
Les accès, dès le début
Un dossier d'affaire contient des données de clients et parfois de personnes (noms, coordonnées, relevés dans des logements). La fiche « Gérer les habilitations » de la CNIL (13/03/2024) recommande de définir des profils d'habilitation, de faire valider chaque demande d'accès par un responsable, de supprimer les accès quand une personne change de mission ou quitte l'organisation, et de revoir les habilitations au moins une fois par an. Appliqué à un bureau d'études : un accès par affaire, retiré à la clôture pour ceux qui n'y travaillent plus. Pour les échanges avec les autres intervenants, voir gérer l'accès aux documents entre cotraitants.
Pour commencer
Prenez la prochaine affaire, créez les huit dossiers, et fixez la convention de noms sur une page. Il n'est pas nécessaire de reclasser le passé : on reclasse une ancienne affaire quand elle revient. Voir aussi par où commencer.
Questions fréquentes
Combien de temps garder le dossier d'une affaire ?
La page ne fixe pas de durée légale d'archivage. Elle rappelle que les garanties courent à partir de la réception : un an pour le parfait achèvement, deux ans pour le bon fonctionnement, dix ans pour la décennale. Retrouver une pièce pendant cette période est le critère pratique.
Un assistant peut-il ranger les fichiers à ma place ?
Il aide à les retrouver, il ne remplace pas la règle de rangement. Plus les noms et les dossiers sont réguliers, plus ses réponses citent la bonne pièce.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :