Documents à rassembler pour un assistant de bureau d'études

Pour équiper un bureau d'études d'un assistant, commencez par trois familles de documents, courts et à jour : les CCTP types, les procédures qualité en vigueur et quelques fiches de retour d'expérience. Les notes de calcul archivées viennent ensuite, une fois classées. L'objectif de départ n'est pas de tout donner à l'assistant, mais de lui donner peu, et propre.

Pourquoi commencer petit

Un assistant répond à partir de ce qu'il lit. Si le dossier contient trois versions d'une même procédure, il peut citer la mauvaise. Si un CCTP type reprend un article abrogé, la réponse le reprendra. La CNIL le dit à sa façon dans ses questions-réponses du 18/07/2024 : ces systèmes peuvent produire des résultats inexacts mais plausibles, d'où la nécessité de vérifier les sorties, et de ne jamais les reprendre telles quelles.

Une petite base permet aussi de tester vite. On sait ce qu'elle contient, donc on sait si la réponse est juste.

L'ordre conseillé

Ce qu'il vaut mieux écarter au départ

• Les brouillons et les versions anciennes, sauf s'ils sont rangés dans un dossier d'archives clairement séparé.
• Les dossiers d'affaires complets. Donnez une fiche de synthèse par affaire, pas des centaines de pièces. Un dossier contient des noms de clients, de maîtres d'ouvrage, parfois des données de personnes.
• Les documents confidentiels d'un client soumis à une clause qui interdit leur réutilisation. Relisez le contrat avant de les verser.
• Les documents de gestion du personnel. Ils ne servent pas à l'assistant de l'équipe technique et appellent d'autres précautions.

Sur les données personnelles, la CNIL précise que l'organisme qui connecte une base contenant de telles données à un système d'IA devient responsable de ce traitement. Entreprendre Service Public (fiche vérifiée le 01/07/2024) ajoute qu'une entreprise peut conserver ses documents plus longtemps que les durées minimales, sauf s'ils contiennent des données personnelles : prévoyez une date de fin pour ces dossiers.

La méthode en cinq étapes

1. Choisissez un propriétaire pour chaque famille de documents : la personne qui tranche quand deux versions coexistent.
2. Rassemblez dans un seul dossier les documents de la première famille, sans sous-arborescence compliquée.
3. Nommez chaque fichier avec la même règle : objet, version, date. Exemple : « Procedure-verification-notes_V3_2026-09-01 ».
4. Chargez-les dans l'outil. Avec ALMA, par exemple, le site décrit une création d'agent en quatre étapes : choisir un nom et un modèle, importer des documents, personnaliser, puis intégrer. Les tarifs et le détail des forfaits sont sur la page des tarifs d'ALMA.
5. Testez avec dix questions réelles, dont vous connaissez la réponse.

Le test de départ

Préparez dix questions que l'équipe pose vraiment, par exemple :

• « Qui vérifie une note de calcul avant son envoi ? »
• « Quel article de CCTP type pour tel lot ? »
• « Que fait-on quand un plan d'exécution est reçu en retard ? »

Pour chaque réponse, notez trois points : la réponse est-elle exacte, cite-t-elle le bon document, avoue-t-elle quand elle ne sait pas ? Si une réponse est fausse, cherchez d'abord dans le document source (absent, ambigu, en double) avant d'accuser l'outil. Une réponse qui s'appuie sur un document absent est le signe qu'il faut l'écrire, pas que l'assistant est mauvais.

Qui y a accès

Définissez dès le départ qui peut interroger l'assistant. Une équipe technique n'a pas besoin des mêmes documents qu'une direction commerciale. Plus la base contient d'informations sensibles, plus la liste des personnes doit être courte.