Faut-il être certifié ISO 9001 pour organiser ses procédures ?

Non. La méthode de cette page s'inspire des exigences de maîtrise documentaire d'ISO 9001, mais un bureau non certifié peut l'appliquer. Si vous visez la certification, référez-vous à la norme elle-même.

Que doit-on documenter ?

D'après le résumé de la clause 7.5 lu pour cette page, la norme ne demande pas de tout documenter mais de documenter ce qui est utile à l'efficacité du système de management.

L'assistant remplace-t-il la gestion documentaire ?

Non. Il facilite la recherche dans des documents déjà tenus à jour. Sans responsable ni gestion des versions, il restitue aussi les erreurs.

Procédures qualité d'un bureau d'études : les organiser

Pour qu'une procédure qualité serve vraiment dans un bureau d'études, il faut un seul document par sujet, une seule version en vigueur, un responsable qui la tient à jour, et un emplacement que tout le monde connaît. C'est aussi la condition pour qu'un assistant d'équipe réponde juste à « comment vérifie-t-on une note de calcul ? » : il ne peut citer que ce qui est écrit, et il cite aussi bien l'ancienne version que la nouvelle si les deux traînent.

Ce que dit la norme sur les documents

ISO 9001:2015 traite des « informations documentées » à la clause 7.5. D'après la synthèse de l'ISOthèque lue pour cette page (un résumé, pas le texte officiel : pour la formulation exacte, il faut se reporter à la norme), cette clause demande :

7.5.1, généralités : le système de management comprend les informations documentées que la norme impose et celles que l'organisation juge nécessaires. Il ne s'agit pas de tout documenter mais de documenter ce qui est utile ;
7.5.2, création et mise à jour : une identification et une description (titre, date, auteur, référence), un format adapté à l'usage, une revue et une approbation avant diffusion ;
7.5.3, maîtrise : les informations sont disponibles et utilisables là où on en a besoin, protégées contre les pertes de confidentialité et d'intégrité, avec une gestion de la distribution, de l'accès, du stockage, des modifications (donc des versions), de la conservation et de l'élimination. Les informations d'origine externe (plans clients, normes de référence, réglementations) sont aussi identifiées et maîtrisées.

Même sans certification, ces trois idées forment un bon cadre pour un bureau d'études.

Les procédures utiles à un bureau d'études

Une liste de départ, à adapter à vos missions, sans chercher l'exhaustivité :

Procédure	Question à laquelle elle répond
Lancement d'une affaire	Quelles pièces réunir, qui ouvre le dossier, quel numéro
Données d'entrée	Comment recueille-t-on et valide-t-on plans, rapports et programme
Vérification des notes de calcul	Qui vérifie, selon quel critère, où est tracée la vérification
Émission des livrables	Qui valide l'envoi, quelle indice de version
Visa des documents d'exécution	Comment traite-t-on les documents reçus des entreprises
Gestion des modifications	Comment une demande en cours de projet est tracée
Archivage de fin d'affaire	Quoi ranger, où, avec quelle fiche (voir archiver les notes de calcul)
Retour d'expérience	Comment une leçon devient une règle (voir retour d'expérience)

Le gabarit d'une procédure

Une procédure lisible tient en une à deux pages. Chaque fiche contient toujours les mêmes rubriques :

Objet : une phrase.
Domaine d'application : quelles affaires, quelles phases.
Responsable de la procédure.
Étapes : numérotées, avec qui fait quoi.
Documents liés : modèles, listes de contrôle, avec leur emplacement.
Version : indice, date, auteur, approbateur.

L'en-tête de version est ce dont l'assistant se sert pour savoir quelle version est en vigueur : mettez-le toujours au même endroit.

Gérer les versions

La règle est simple à énoncer, plus dure à tenir : une seule version en vigueur dans le dossier lu par l'assistant. Les anciennes versions vont dans un dossier d'archives séparé, que l'assistant ne lit pas. Quand une procédure change :

l'ancienne est archivée avec sa date de fin de validité ;
la nouvelle porte un nouvel indice et la date d'approbation ;
l'équipe est prévenue, avec le motif du changement en deux lignes.

Ce qu'un assistant apporte

Il répond aux questions de procédure à l'équipe, à toute heure et sans interrompre le responsable qualité : « Qui valide l'envoi d'un livrable ? », « Où range-t-on le retour d'un visa ? ». Il peut aussi repérer, en comparant les procédures, une contradiction (deux documents qui désignent un vérificateur différent). Mais :

il ne remplace pas l'approbation d'une procédure ;
il ne signale pas ce qui manque si personne ne lui a demandé ;
sa réponse ne vaut pas preuve en audit : l'auditeur regarde le document et son approbation.

La CNIL rappelle, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, que les sorties d'un système d'IA doivent être vérifiées et non reprises telles quelles.

Premier pas

Choisissez les trois procédures les plus consultées, vérifiez qu'elles sont à jour et approuvées, chargez-les, et demandez à l'équipe de poser ses vraies questions pendant deux semaines. Les questions qui restent sans réponse indiquent les procédures à écrire. Voir aussi par où commencer.