Un assistant de bureau d'études fait-il des calculs ?

Pas dans cette approche. Il retrouve et restitue des documents existants (notes archivées, CCTP, procédures) en citant leur source. Les calculs restent faits et signés par les ingénieurs, avec leurs logiciels.

Qui est responsable des données personnelles présentes dans les documents ?

La CNIL indique que l'organisme qui relie un système d'IA à sa propre base de connaissances est responsable de ce traitement quand elle contient des données personnelles.

Combien de documents faut-il pour commencer ?

Il n'y a pas de seuil. Commencez par un petit ensemble que vous maîtrisez, par exemple une procédure, un CCTP type et dix notes archivées, puis vérifiez les réponses.

Cahier des charges d'un assistant de bureau d'études

Avant de comparer des outils, un bureau d'études a intérêt à écrire ce qu'il attend d'un assistant. Sinon, on choisit sur une démonstration, et on découvre en usage que l'outil ne cite pas ses sources, ou qu'il répond à des questions auxquelles il ne devrait pas répondre. Voici un cahier des charges court, qu'on peut recopier et adapter, pour un assistant qui répond à l'équipe à partir des documents du bureau : notes de calcul archivées, CCTP, procédures qualité, dossiers d'affaires, retours d'expérience.

À quoi il sert

L'assistant retrouve et restitue. Il répond à des questions comme « Dans quelle affaire avons-nous déjà traité ce type de fondation ? », « Quel article du CCTP type parle des essais de réception ? », « Quelle est notre procédure de vérification avant diffusion ? » ou « Qu'avait-on noté au retour d'expérience de ce chantier ? ». Il ne remplace ni l'ingénieur ni ses logiciels de calcul.

Ce qu'il doit savoir faire

Fonction attendue	Critère de recette
Répondre à partir des documents du bureau uniquement	Une réponse sans document source n'est pas acceptée
Citer la pièce d'où vient la réponse	Chaque réponse renvoie à un fichier et, si possible, à un passage
Lire les formats que vous utilisez	Les formats de vos archives (PDF, DOCX, tableurs en CSV…) sont acceptés et testés sur vos propres fichiers
Dire « je ne sais pas »	Sur dix questions dont la réponse n'est pas dans la base, il ne ment pas
Garder la trace des questions sans réponse	La liste des questions restées sans réponse est consultable, pour savoir quel document écrire
Se limiter aux droits de l'utilisateur	Une personne n'obtient pas le contenu d'un dossier auquel elle n'a pas accès
Fonctionner en français	Les réponses sont en français correct, avec vos termes de métier
S'intégrer à l'usage de l'équipe	Accès simple, par navigateur ou par un widget sur un site ou un intranet

ALMA, la plateforme éditée par IArche, décrit sur sa page des fonctionnalités plusieurs de ces points : un fonctionnement par recherche dans les documents de l'utilisateur, des citations automatiques, un score de confiance, la gestion de sources de connaissances dont les questions sans réponse, le partage avec l'équipe avec gestion des rôles, et l'intégration par un widget. Ce n'est pas une garantie de recette : testez chaque critère sur vos propres documents.

Ce qu'il ne doit pas faire

Écrivez aussi la liste des interdits, elle protège autant que les fonctions :

Aucun calcul fait par l'assistant. Pas de dimensionnement, pas de vérification, pas de résultat chiffré qui ne vienne pas d'un document existant. Si une note archivée contient un résultat, il le cite avec son indice et sa date, sans le recalculer ni l'extrapoler à un autre cas.
Aucune interprétation d'un texte réglementaire qui ne soit pas dans une fiche validée. Voir la fiche de synthèse des textes applicables.
Aucune réponse sur un autre client que celui du dossier concerné, sans accès.
Aucun envoi à un tiers : un brouillon de réponse est toujours relu par un humain.
Aucune conservation de documents pour d'autres usages. Voir plus bas les questions à poser à l'éditeur.

Les données, la transparence, les accès

Trois repères tirés de sources de la CNIL.

Responsabilité. Dans ses questions-réponses du 18/07/2024, la CNIL indique que l'organisme qui relie un système d'IA à sa propre base de connaissances est responsable de ce traitement quand elle contient des données personnelles. Vos dossiers en contiennent presque toujours (noms de contacts, relevés dans des logements, signatures). Désignez qui répond de la base chez vous.
Transparence. Le règlement européen sur l'IA prévoit que les personnes soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA, rappelle la CNIL. Prévoyez un message d'accueil qui le dit.
Habilitations. La fiche « Gérer les habilitations » de la CNIL (13/03/2024) recommande des profils d'habilitation, une validation des demandes par un responsable, le retrait des accès quand une personne change de mission ou part, et une revue au moins annuelle. Le cahier des charges doit reprendre ces règles : voir gérer l'accès aux documents entre cotraitants.

Les questions à poser à un éditeur

Posez-les par écrit, aux mêmes conditions à chaque éditeur, et conservez les réponses :

Où sont traités et stockés mes documents ? La réponse doit renvoyer à un document contractuel ou à la politique de confidentialité, pas seulement à un argument commercial.
Mes documents servent-ils à entraîner des modèles ? Que dit le contrat ?
Puis-je exporter mes données, et sous quel format ?
Que se passe-t-il à la résiliation : mes documents sont-ils supprimés, quand, et comment le vérifier ?
Quel est le coût réel d'usage : quota de messages, de documents, d'utilisateurs ? Que se passe-t-il quand le quota est atteint ?
Y a-t-il une période d'essai, avec ou sans carte bancaire ?

Pour ALMA, ces réponses se lisent dans la page des tarifs et dans la politique de confidentialité du site ; en cas de doute, demandez-les par écrit à IArche comme à n'importe quel autre éditeur.

Comment recevoir l'outil

Choisissez dix questions dont vous connaissez la réponse, trois pièges dont la réponse n'est pas dans la base, et cinq questions sur des documents qui se ressemblent. Faites-les passer à chaque outil. Notez la qualité des citations, pas la fluidité du texte : une réponse élégante sans source ne vaut rien dans un bureau d'études.

Par où commencer

Rédigez la liste des documents que vous donneriez au nouvel arrivant, comme dans intégrer un nouveau projeteur, puis écrivez les cinq premières questions que l'équipe pose réellement. Pour le reste, voir par où commencer, la bibliothèque de CCTP types et les procédures qualité d'un bureau d'études.